En matière de fichiers, la France dispose d'un service de l'Etat compétent : la Commission Nationale Informatique et Liberté (CNIL) qui définit l'usage des listes de personnes. Une question récurente traitée sur le site de la CNIL concerne les demandes de collectivités locales auprès des associations. Certaines Mairies (dont celle de Château-Thébaud) demandent des listes nominatives à renvoyer en même temps que le formulaire de demande de subvention. Certaines associations se sont légitimement interrogées sur la légalité de cette demande et ont questionné les élus à ce sujet.

Voici la question posée par un Président d'association castelthébaldaise:

Demande par mail du 14/02/2006 M.le Maire Lors du forum, il a été distribué un document indiquant "qu'une collectivité n'est pas fondée à demander la transmission de la liste nominative des adhérents". Etant, comme vous, très soucieux du respect des lois et de la jurisprudence administrative, je vous demande de bien vouloir me certifier que la demande de vos services concernant la liste nominative des adhérents de l'association que je préside est exigible par votre collectivité. Je vous remercie de votre attention.

Voici la réponse de la Mairie de Chateau-Thébaud:

Réponse de la mairie par mail en date du 21/02/2006 Monsieur, Suite à votre question, sachez que toutes les collectivités opèrent de cette façon et dans le respect de la loi. Cela ne pose aucun problème aux associations, sauf pour vous.... Sachez que sans la liste des adhérents il est impossible d'allouer une subvention dans la mesure où tous les adhérents ne sont pas subventionnés de la même manière. Je vous rappelle que vous devez nous restituer le dossier complet et dans le respect du délai indiqué, à défaut aucune subvention ne sera attribuée. Il est évident, et le citoyen que vous êtes peut comprendre, qu'un organisme qui distribue des fonds publics doit vérifier l'emploi exact de cet argent. NB : Il serait peut être judicieux que vous cessiez de croire que la commune de Château-Thébaud est en abus de pouvoir quotidien. Pour le maire, Michel MOREAU

La même question a été posée aux fonctionnaires de la Préfecture spécialisés dans le domaine de la vie associative. Leur réponse a été différente et s'appuie sur le site de la CNIL sur lequel se trouve le document suivant :

Une association est-elle tenue de transmettre le fichier de ses adhérents à une mairie en vue d'obtenir des subventions ?

NON. Le Conseil d’Etat a jugé, dans un arrêt du 28 mars 1997, qu’un maire ne pouvait pas demander, même au titre de la subvention qu’il accorde à une association, la liste nominative des adhérents. Une telle pratique méconnaîtrait le principe de la liberté d’association. Les mairies peuvent cependant demander au titre du contrôle des subventions qu’elles versent aux associations, la copie certifiée du budget et des comptes de l’exercice écoulé ainsi que la communication de tous documents faisant apparaître les résultats de l’activité de l’association.

http://www.cnil.fr/index.php?id=1253&user_cnilfaq_pi3_action=etape2&no_cache=1&user_cnilfaq__pi3_profil=8&user_cnilfaq_pi3_profil=8

Pour information, l'association castelthébaldaise en question n'a pas fourni de liste nominative et a obtenu des subventions.